Umumnya, pengolahan akuntansi dilakukan menggunakan software pengolah data atau yang biasa disebut dengan Excel. Namun belakangan, software akuntansi menjadi populer karena memiliki fungsi yang lebih kompleks dan dibekali dengan machine learning sehingga software bukan hanya berperan sebagai tools namun user sekaligus.
Meski begitu, di kalangan pelaku usaha software pengolah data masih menjadi alat yang masih banyak digunakan. Padahal, software accounting memiliki segudang keunggulan yang tidak bisa dimiliki oleh sebuah software pengolah data.
Ada beberapa alasan kenapa banyak pelaku usaha yang masih setia menggunakan software pengolah data. Pertama, edukasi. Masih banyak pelaku usaha yang sebenarnya belum mengetahui bahwa ada sebuah program akuntansi otomatis yang bisa membantu mengefektifkan proses akuntansi.
Kedua, stigma. Masih banyak juga pelaku usaha yang memandang penggunaan software akuntansi terlalu mahal dan tidak gratis. Padahal banyak penyedia software akuntansi yang menyediakan harga paket yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan pelaku usaha.
Ketiga, penggunaan. Dari segi penggunaan, software akuntansi bisa dikatakan tidak sesulit yang dibayangkan. Karena software akuntansi bersifat machine learning, penggunaannya pun seharusnya akan lebih mudah jauh dibanding penggunaan software pengolah data.
Sebagai perbandingan, berikut hal-hal yang dimiliki software akuntansi dan juga software pengolah data.
Software Akuntansi vs Software Pengolah Data: Pengolahan Data
Dari segi pengolahan data, keduanya sama-sama didukung dengan proses cloud computing. Itu artinya penyimpanan dilakukan di dalam sebuah server internet dan data akan mudah diakses oleh siapapun yang memiliki izin akses.
Bedanya, karena software pengolah data bersifat open source, data yang disimpan tidak terpusat dan rentan terhadap kebocoran data. Berbeda dengan software akuntansi dimana penyimpanan awan terpusat dalam satu server dan terenkripsi sehingga sulit bagi siapapun untuk mengakses data secara tidak tanggung jawab.
Selain terkait penyimpanan, pengolahan data pada software akuntansi bisa dibilang lebih pintar karena menggunakan machine learning. Anda hanya menginput data, kemudian data diolah secara otomatis oleh software.
Lain halnya dengan software pengolah data dimana sebagian besar brainware berada pada penggunanya sehingga sangat rentan terhadap human error atau mislead seperti salah rumus, salah penulisan, atau salah input angka. Jika terjadi kesalahan, Anda juga perlu mengulang dari awal.
Software Akuntansi vs Software Pengolah Data: Kegunaan
Selanjutnya mari lihat dari segi kegunaan. Software akuntansi memiliki kegunaan yang bukan hanya berfungsi sebagai penyusun laporan keuangan namun pada tingkat pekerjaan yang lebih profesional.
Misalnya saja, jika Anda ingin membuat laporan arus kas menggunakan software pengolah data. Maka Anda perlu membuat satu lembar kerja lagi untuk membuat jurnal umum.
Bahkan beberapa kasus ada yang membuat laporannya secara terpisah. Misalnya laporan transaksi berupa kertas sedangkan pencatatan dilakukan di dalam software pengolah data.
Hal seperti ini bisa mengundang risiko seperti bukti transaksi yang hilang, record transaksi seperti utang dan piutang tidak terpantau, dan risiko-risiko lainnya yang bisa membuat arus keuangan bisnis Anda bermasalah.
Berbeda dengan software akuntansi, arus keuangan bisnis akan memiliki flow yang lebih tertata sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
Software Akuntansi vs Software Pengolah Data: Integrasi
Terakhir adalah membandingkan integrasi. Software atau aplikasi akuntansi sendiri juga memiliki sistem integrasi yang memudahkan Anda untuk terhubung dengan aspek-aspek penting dalam pengelolaan keuangan bisnis.
Misalnya saja integrasi dengan bank untuk kegiatan rekonsiliasi dan juga pembuatan virtual account, integrasi dengan mesin kasir untuk pencatatan transaksi otomatis, kemudian integrasi dengan software payroll untuk perhitungan gaji dan juga integrasi dengan software lapor dan bayar pajak untuk urusan perpajakan.
Hal tersebut sulit dilakukan apabila Anda hanya mengandalkan software pengolah data yang hanya berfungsi sebagai alat untuk merekam dan mengolah data, as its name.
Membandingkan keduanya bukan berarti software atau aplikasi accounting lebih diunggulkan daripada software pengolah data. Perbandingan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman bahwa software akuntansi bisa menjadi investasi jangka panjang bagi bisnis Anda.
Jurnal, salah satu software akuntansi online terbaik di Indonesia bisa menjadi pilihan Anda. Pertama, Jurnal sudah dipercaya oleh ratusan reputable companies dan juga pelaku startup untuk mengelola keuangannya.
Kedua, Jurnal memiliki fitur lengkap yang terintegrasi seperti rekonsiliasi bank, pembuatan general ledger dan laporan keuangan, manajemen aset tetap dan persediaan, serta sebagai alat untuk me-review perkembangan bisnis Anda.
Jurnal juga bisa menjadi aplikasi keuangan bisnis Anda yang dapat Anda gunakan langsung dari smartphone Anda.
Jurnal juga menyediakan latihan penggunaan software akuntansi dan free trial selama 14 hari. Konsultasikan bisnis Anda dan saatnya beralih digital.
